如何避免Email堆積：5條可行的規則

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華盛頓郵報中有一篇文章說道如今有許多人在被成堆的電子郵件淹沒之後，無奈的選擇了放棄現在使用的Email郵箱或者刪除他們所有的舊郵件。Merlin Mann回應更說明其中的無奈，即便刪除所有的郵件也不足以拯救他：

一次性刪除全部的郵件或許能免除痛苦，但是這也是暫時的，因為其根本的挑戰仍然存在。我需要關注的網絡信息數量已經遠遠超出我能支出的關注數量。更嚴重的是，我認真回復郵件的能力更是導致問題進一步加劇。這些也就最終導致了我的Email Inbox被一堆一堆未讀郵件堆積、覆蓋。

如果你也是深受其苦，被這些無窮盡的Email淹沒中的一員，你是有選擇——你並不需要再宣佈自己的Email收件箱已經塞滿啦！

這裡我提供一些非常實用的Email處理規則，從此以後，不管每天收到多少郵件，它都能幫助你從成堆的郵件中解脫出來。首先，讓我們看看在這三條基本原則。

• 原則1 ：你不需要回復每一封電郵。如果你每天收到多於50 封（甚至100 多封）電子郵件，你是不可能回復得完的。

• 原則2 ：區分優先級。如果你不能回復每一封郵件，那你就得為自己收到的所有郵件劃分優先級，優先給對重要的信件進行回復。而剩下的你仍需要區分優先級，其中等級最低的瞄一瞄即可。

• 原則3 ：你不能整天處理郵件。你不得不承認，你還有其他比查收郵件更重要的事情要做。所以每天只要在特定時間處理郵件。郵件過載時人們就不會感到他們完成了一天的工作。所以讓你覺得這一天工作結束了的唯一的方法就是設定時間界限，當這個界限達到了，你就算完成了工作。其他必須做的事情放到明天去。即便在自己以後的工作生涯裡，我們也沒有把任務清單中的每一項任務都完成，但工作一到5點，我們還是要照樣下班回家。

根據這些原則，我創建了一個應用規則系統來對付大量的電郵：

• 規則1 ：去粗存精。有一些特定的郵件是必須當天處理，而另一些可以被擱置幾個星期也都不會有什麼問題的。所以，我們可以設置一些過濾器來處理它們（以Gmail做例子，不過絕大多數電子郵件都提供了類似的過濾器或者規則設定）：

* 重要項。在」發件人」域為你所有的重要聯繫人（合夥人、同事、廣告客戶、商業夥伴、父母、等等）創建一個過濾器。標記其為」重要」。你也可以設置一個關鍵詞，例如「工作報表」等等，放到標記」重要」的過濾器中。然後把這個關鍵詞放到你的簽名中，任何人回復你的郵件都將加上」重要」標記。這些郵件仍然在你的收件箱裡，每天你可以檢查它們兩到三次。
* 報告。我有很多」信息」類型的郵件，這些郵件並不緊急，我也不願意它們堵塞我的收件箱。為所有這種類型(博客留言提醒、日曆提示，等等)的電郵來創建一個過濾器，使用郵件地址來創建它，並給它加上」報告」標籤，將其自動存檔，直接跳過收件箱。現在這些郵件就不會出現你的收件箱了。而你可以通過標記每天查看一下。

* 其他。其他所有的郵件。創建一個過濾器，將「重要項」以及「報告」放在「不包含」域中，給這些郵件加上「其他」標記，同時自動存檔。這樣可以避免那些標記為「重要」或者「報告」的郵件被錯誤的放入「其他」文件夾。現在你的收件箱就應該只會有重要郵件在裡面了。

• 規則2 ：所有的舊郵件都放到「其他」文件夾。這是使你的收件箱清靜的唯一方法——而且你還需要長期保持它的清淨。即使你有來自重要聯繫人的郵件，你也需要在回復後將它放入「其他」文件夾，並且存檔使它不在收件箱中出現。這樣你的收件箱就應該是空的了。下面的規則將告訴你如何保持這種狀態。

• 規則3 ：設置固定的時間處理郵件。你不需要整天開著你的電郵通知程序。學著解脫自己，不要每天檢查20多次郵件。在設置的時間，每天檢查2-3次。我們暫定為早上10 點，下午1點以及下午4點。如果你有很多郵件，可以再多加早上11點和下午4 點；如果你沒有，那就更好了。每天只檢查一次。當你感到有無形的力拉你去檢查郵件時，也要克制自己。

• 規則4 ：瀏覽「其他」並劃分優先級。其他郵件讓我們感到被郵件淹沒的根源。絕大多數人都可以很好的處理重要的郵件以及瀏覽報告郵件。但是對於其他郵件，我們覺得應該去全部回復，否則自己就會覺得不稱職或者會讓對方認為我們很傲慢。我們是不可能回復所有郵件的（原則 1），這是不得不接受的事實，即使會使對方對我們產生不好的印象。如下就是如何處理其他郵件的步驟：

* 瀏覽。在你一天的第一個郵件處理時段，快速的掃一遍其他郵件，然後決定他們是應該刪除還是回復。在Gmail 中，你可以通過使用快捷鍵來提高效率：「#」來刪除，「y」來存檔，「o」來打開。把每封郵件掃一遍，然後刪掉它或者標記為待回復。
* 區分優先級。哪些郵件是你可以標記為待回復的？可以給你帶來利益的、提供給你一個工作機會、或者請求的博客廣告代理等等，這些是你需要回復的。有時候這只是一封很有趣的電郵，但你卻很樂意回復它，那也給它加個標記吧。但是大多數的其他郵件，你應該只是簡單的看看就跳到下一封。
* 模板回復。如果你覺得自己需要回復絕大多數收到的郵件，你可以使用文本擴展程序例如AutoHotKey來設置一些回復模版。我推薦你建立5-10個不同的回復模版，而不是只設置一個。一個回復用來感謝他們積極的反饋，另一個拒絕一個請求，等等。如果你感到你給了太多同樣的回復，把回復輸入到AutoHotKey中並配上一個鍵組合。以後，按這幾個鍵，你就可以快速的打開你的回復模版。
* 標記需要進一步處理的。那些你選定的具有較高優先級的，需要回復的信件，你應該加上「待回復」標記，並且去掉「其他」標記，然後繼續下一封。當你閱讀完所有的郵件後，便再掃一遍「待回復」文件夾，進行快速的回復。

• 規則5 ：設置一個時間限，迅速處理，完成任務。你應該設置一個15-30分鐘的時間限（取決於你郵件的數量），從而避免自己白白在郵件處理上花費了幾個小時的寶貴時間。記住，當你處理電郵的時間段一結束，就表明你的任務已經完成了。你可以鬆一口氣，然後把剩下的留到明天。下面是如何快速處理並清空你的收件箱的步驟：

* 首先處理收件箱中重要的電郵，直到清空。快速回復、刪除、轉發，存檔（供以後參考），或者在你的任務清單裡寫下需要做的任務。不要讀完了一封電郵，卻還把它留在你的收件箱中。如果一封電郵需要較長的時間回復，而你現在又沒空做，標記上」待回復」，稍後再處理。

* 瀏覽報告和其他郵件。絕大多數報告和其他郵件不需要回復或其他行動。僅僅閱讀他們然後或刪除，或轉發，或存檔。給需要回復的郵件標記上」待回復」，稍後去處理。

* 回復。一旦你已經把收件箱裡的重要郵件都掃了一遍，而且瀏覽和標記了報告以及其他郵件，你需要做的只剩下回復了。對於這些，你可能今天做不完。那沒什麼問題。盡可能快地去處理，剩下的留到明天。這個文件夾不需要清空。當時間限到了後，離開並結束。

* 鍵盤快捷鍵。你確實需要記住重要的快捷鍵。對於Gmail，「r 」代表回復，「f」代表轉發，「#」代表刪除，「y」代表歸檔，」o」代表打開。的確，這些是你唯一需要的動作。一旦你可以很好的使用這些鍵盤快捷鍵，郵件處理應該是輕而易舉的事。